Apa Itu Robotic Process Automation atau RPA?

Evolusi teknologi dan perkembangan sistem informasi dalam beberapa dekade terakhir menjadi pemicu adanya layanan digital dalam berbagai sektor. Ketersediaan layanan digital dipandang sebagai tren yang berkembang pesat di berbagai tingkatan. Hal ini terlihat dari tingginya volume informasi digital yang dipertukarkan antar entitas. Salah satu bagian dari teknologi yang sedang tren belakangan ini adalah Robotic Process Automation (RPA).

Pengertian Robotic Process Automation

Robotic Process Automation (RPA) merupakan otomatisasi tugas layanan yang mengotomatisasi pekerjaan yang dilakukan manusia. Berbeda dengan teknologi otomasi proses lainnya, otomasi proses robotik ringan dan hanya mengakses lapisan presentasi sistem TI untuk meniru perilaku manusia. Otomatisasi dilakukan dengan bantuan robot perangkat lunak atau pekerja AI yang mampu melakukan tugas berulang secara akurat. Instruksi tugas ditetapkan oleh pengembang menggunakan beberapa bentuk perekaman layar dan variabel penentu. Tugas-tugas ini mencakup tindakan seperti masuk ke aplikasi, menyalin dan menempelkan data, membuka email, mengisi formulir, dan lain-lain.

Kegunaan Robotic Process Automation

RPA terkenal karena menggunakan data terstruktur dalam tugas berbasis aturan untuk mencapai satu hasil yang benar. RPA memiliki beberapa manfaat dalam kehidupan sehari-sehari sebagai berikut:

• Mempercepat transformasi teknologi digital
• Menghemat biaya operasional
• Meningkatkan produktivitas
• Meningkatkan ketepatan (akurasi)
• Mengefisienkan pekerjaan karyawan

Risiko Robotic Process Automation

Risiko - risiko yang mungkin ditimbulkan, berdampak dan perlu dikelola di masa depan dari penggunaan RPA ini adalah sebagai berikut:

• Risiko strategi RPA, risiko yang terbesar adalah hilangnya nilai triple-win dari RPA untuk pemegang saham, pelanggan, dan karyawan karena kemunculan pemikiran yang sempit seperti memandang otomatisasi sebagai alat ataktis untuk memangkas biaya pada tugas-tugas tertentu dalam perusahaan.
• Risiko pengadaan RPA, risiko lainnya seperti kehilangan nilai atau menimbukalkan biaya yang berlebihan karena memilih sumber modal yang salah. Kesalahan-kesalahan ini biasanya berupa kesalahan yang dilakukan oleh perusahaan yang mencoba melakukan semuanya sendiri, namun kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai untuk mengatur, mengembangkan, dan melaksanakan operasi robotik.
• Risiko pemilihan alat, karena sedang trend di pasaran, pengguna memiliki risiko salah pilih alat, karena terlalu banyak alat yang tersedia di pasaran. Pengguna sulit untuk menilai kualifikasi dan kesesuaian alat-alat ini.
• Risiko peluncuran/proyek, pola pikir salah lainnya yang dapat timbul adalah perusahaan akan meluncurkan penggunaan RPA ini di wilayah dengan jumlah pegawai yang banyak karena mereka berpikir akan dapat melakukan penghematan yang besar. Namun peluncurannya gagal karena prosesnya terus mengalami perkembangan dan memiliki banyak penanganan pengecualian.
• Risiko operasional, risiko ini akan muncul saat robot dipindahkan dari tahap pengembangan ke operasi tanpa verifikasi yang tepat atau model operasi yang tepat. Lebih parahnya adalah robot dapat berhenti bekerja atau melakukan proses dengan salah.
• Risiko manajemen perubahan, risiko ini berkaitan erat dengan dengan strategi, pemangku kepentingan, peluncuran, serta risiko operasional. Secara keseluruhan aspek tersebut menimbulkan perubahan dan menciptakan berbagai risiko bagi manajemen perusahaan.

Kerangka Pelaksanaan Proyek Robotic Process Automation

Kerangka kerja ini dibagi menjadi tiga fase untuk mengimplementasikan proyek RPA, yaitu inisialisasi, implementasi, dan penskalaan. Beberapa tahapannya dilakukan satu kali per proyek, sementara tahapan lainnya dilakukan terus menerus.

1. Inisialisasi, implementasi, dan penskalaan. Pada tahap inisialisasi dilakukan identifikasi, penyelarasan, dan screening teknologi. Sementara itu pada tahap implementasi yaitu seleksi proses, pemilihan perangkat lunak RPA, percontohan RPA. Serta dalam tahap penskalaan adalah saat ketika memulai kasus bisnis.
2. Identifikasi permintaan RPA. Tahap ini berfokus pada identifikasi kebutuhan dan peluang otomatisasi proses. Mengevaluasi dan menentukan proses otomatisasi yang ada di perusahaan dapat diwujudkan antara lain dengan teknik lokakarya, survei, tinjauan, serta analisis dokumen.
3. Keselarasan dengen strategi bisnis. Dalam tahap ini perusahaan harus mengidentifikasi faktor keberhasilan RPA untuk perusahaannya. Dengan demikian, penyelarasan awal denngan strategi bisnis penting untuk memahami di bagian mana RPA dapat memengaruhi tugas secara positif.
4. Penapisan teknologi yang berbeda. Tahap penyaringan membantu menentukan apakah suatu organisasi dapat menerapkan RPA dengan baik dan jenis teknologi apa yang paling cocok untuk menyelesaikan masalah. Hal ini mungkin berarti bahwa RPA bukan kandidat pertama untuk otomatisasi. Penerapan metode penapisan potensi bergantung pada situasi dan dapat dilakukan secara proaktif atau eksploratif.
5. Pemilihan proses. Setelah memverifikasi RPA sebagai solusi teknologi yang praktis dan efisien untuk masalah perusahaan, tahap ini berfokus pada penentuan prioritas dan pemilihan calon proses untuk otomatisasi. Pemilihan proses memerlukan informasi dari pengguna akhir dan pemangku kepentingan untuk mengambil keputusan yang lebih baik.